Denne hjemmeside bruger cookies til statistik og adgang til deling på de sociale medier med AddThis.

Læs mere i vores cookie FAQ.

Du er her:

Vejledning i udfyldelse af certifikater

Vejledning til udfyldelse af eksportcertifikater

Denne vejledning er rettet til virksomheder, som skal udfylde Fødevarestyrelsens eksportcertifikater. Dette kan enten være eksportøren selv eller en anden virksomhed (fx kontorvirksomhed), der anmoder Fødevarestyrelsen om at få udstedt eksportcertifikater.

Vejledningen gælder for udfyldelse af certifikater til fødevarer, fødevarekontaktmaterialer, animalske biprodukter og foder til 3.-lande.

Denne vejledning gælder for bilaterale certifikater og en række generelle certifikater. Såfremt der i de pågældende certifikater er attestationer eller særlige forhold, der skal tages hensyn til, som ikke fremgår af denne vejledning, vil dette fremgå af certifikatsiden for de enkelte certifikater.

Bilag A indeholder en specifik vejledning til udfyldelse af de enkelte rubrikker i et landespecifikt standardcertifikat for fødevarer, fødevarekontaktmaterialer, animalske biprodukter og foder til 3.-lande. Selve standardcertifikatet kan findes i bilag B.

Bilag A – Vejledning til standardcertifikat

Bilag B – Standardcertifikat

Bilaterale og generelle certifika​​​t​​er til 3.-lande

De bilaterale certifikater er landespecifikke certifikater, som Fødevarestyrelsen har forhandlet med myndighederne i det pågældende importland. Myndighederne har som oftest også godkendt certifikatet. De bilaterale certifikater kan også være udarbejdet på baggrund af en specifik importtilladelse, og så er certifikatet ikke nødvendigvis godkendt af myndighederne i importlandet. Hvis dette er tilfældet, anbefales det, at eksportøren sikrer sig, at importlandet accepterer certifikatet forud for eksport. Det vil fremgå af teksten på certifikatsiden, om certifikatet er godkendt af myndighederne i importlandet. Er der aftalt et bilateralt certifikat for det pågældende produkt, skal dette altid bruges, også når der er tale om vareprøver.
 
Til lande, hvor der ikke er indgået bilaterale aftaler, kan eksportøren anvende de generelle certifikater, der er tilgængelige i Certifikatdatabasen på Fødevarestyrelsens hjemmeside, dog med forbehold for, at der kan opstå problemer ved indførsel.

Ved eksport med anvendelse af de generelle certifikater bør eksportøren, evt. via sin kunde, altid sikre sig, at certifikatet kan anvendes, evt. i følgeskab med en zoosanitær erklæring om dansk status for husdyrsygdomme. Den zoosanitære erklæring kan, efter anmodning, udstedes af den lokale kontrolenhed. Hvis importlandet har yderligere krav, skal virksomheden, evt. gennem sin brancheorganisation, i stedet ansøge om at få udarbejdet et bilateralt certifikat (se guiden; ”Sådan anmoder du om udarbejdelse af eksportcertifikater” på Fødevarestyrelsens hjemmeside)

I henhold til Bekendtgørelse om eksport af fødevarer og fødevarekontaktmaterialer og Bekendtgørelse om eksport af foder, animalske biprodukter og heraf afledte produkter, er eksportøren til enhver tid ansvarlig for, at der er tilstrækkelig baggrundsdokumentation for de oplysninger, der fremgår af det udfyldte certifikat. Det skal også sikres, at de aftaler, der er indgået med importlandet, overholdes.

Certifikatdatabasen
Kun gældende certifikater i det format, som findes i Fødevarestyrelsens certifikatdatabase, må bruges. Fødevarestyrelsen får ikke nødvendigvis besked, når et importland ændrer deres importkrav. Derfor er det altid eksportørens eget ansvar at undersøge importlandets betingelser forud for eksport, evt. via deres importør eller den danske ambassade i importlandet. Eksport foregår altid på eksportørens egen regning og risiko.

Eksportøren skal inden anmodning om udstedelse af et certifikat, altid sikre sig, at det er det rigtige certifikat for det pågældende produkt og land. Derudover skal eksportøren altid holde sig opdateret i forhold til teksten på den pågældende certifikatside. Her vil der være specifik vejledning til det enkelte certifikat, og der vil også stå, hvis der er nye forhold, der er gældende for certifikatet. Eksportøren bør også holde sig opdateret om den gældende lovgivning på eksportområdet. Bekendtgørelse om eksport af fødevarer og fødevarekontaktmaterialer og Bekendtgørelse om eksport af foder, animalske biprodukter og heraf afledte produkter, beskriver bl.a. en del landespecifikke krav, som hverken fremgår af certifikat eller certifikatside, men som skal overholdes.
 
På de enkelte certifikatsider er der et link til selve certifikatet samt et link til en maske til certifikatet. Masken kan bruges i tilfælde af, at man har behov for at efterudfylde rubrikker.

Hvis der er særlige forhold, der skal tages hensyn til, eller særlige forbehold i certifikatteksterne, vil der på de enkelte certifikatsider være en særskilt vejledning hertil.

Det vil fremgå af certifikatsiden, hvis certifikatet ikke er forhandlet med og godkendt af importlandet, idet der i så tilfælde må tages forbehold for, at der kan opstå problemer i forbindelse med indførslen af partiet.  

Anvendelseso​mråde
Certifikatets anvendelsesområde fremgår af overskriften i certifikatet.
 

Certifikaterne er mærket med et La-nummer, La 23,0-xxxx, i nederste venstre hjørne. La-nummeret identificerer certifikatmodellen. I nederste højre hjørne er der en kort beskrivelse af certifikatet, som beskriver, hvilket land certifikatet kan bruges til, hvornår udarbejdelsen af certifikatet er startet, samt en beskrivelse af, hvilken produkttype certifikatet kan bruges til, fx Kroatien 01-2009 (Fisk og fiskevarer). Vær opmærksom på, at produkttypen ofte er en overordnet betegnelse, og at certifikatet ikke nødvendigvis kan bruges til alle undergrupper af denne produkttype. Dette vil fremgå af selve certifikatet eller af teksten på certifikatsiden.

Eksportcertifikater anvendes i forbindelse med eksport til 3.-lande af sendinger. En sending defineres som en mængde af produkter, som opfylder de samme betingelser i samme eksportcertifikat, hidrører fra samme afsender, afsendes samlet, transporteres med det samme transportmiddel, og som er bestemt til en og samme modtager.

Certifikater kan godt anvendes til sammensatte sendinger, dvs. hvis sendingen er sammensat af delpartier fra forskellige oprindelsesvirksomheder til samme modtager. Der kan dog være visse lande, der ikke accepterer samlepartier.

Print af certifi​kater

Certifikater skal altid printes på Fødevarestyrelsens særlige papir til brug for udførsel af levende dyr, fødevarer, foder, animalske biprodukter og heraf afledte produkter, avlsmateriale og fødevarekontaktmateriale.

Certifikatets første side skal printes på certifikatpapir og evt. resterende sider skal printes på side-2 papir. Papiret fås ved henvendelse til den lokale kontrolenhed, og virksomheden skal have egenkontrolprogram for opbevaring og håndtering (jf. Bekendtgørelse om særligt papir til brug for udførsel af levende dyr, fødevarer, foder, animalske biprodukter og heraf afledte produkter, avlsmateriale og fødevarekontaktmaterialer).

Hvis der ikke er plads til alle de relevante oplysninger i en given rubrik i et certifikat, kan der laves en henvisning i rubrikken til et bilag til certifikatet. Bilaget skal henvise til certifikatnummeret (ikke La-nummeret) og oplysninger fra den pågældende rubrik skrives på bilaget. Bilaget printes på side 2-papir. Der må ikke være andre oplysninger end dem der bedes om i den specifikke rubrik. Såfremt bilaget er udformet korrekt, viftestempler Fødevarestyrelsen bilaget sammen med certifikatet i forbindelse med udstedelse af certifikatet.

Fødevarestyrelsen gør opmærksom på, at der i nogle tilfælde ikke må laves bilag. Dette vil fremgå af en særskilt vejledning på certifikatsiden. Samtidig gør Fødevarestyrelsen opmærksom på, at der kan opstå problemer ved importkontrollen i modtagerlandet, når der udarbejdes bilag til certifikater.

Læs mere om bestilling og anvendelse af certifikatpapir og side 2-papir.

Forse​​​​gling
Såfremt der i certifikatet er plads til at angive seglnummer, skyldes det, at importlandet har stillet krav om officiel forsegling, medmindre det af en fodnote fremgår, at rubrikken er valgfri. Såfremt der er krav om anvendelse af nummereret forseglingsmateriale, vil det fremgå af en særskilt vejledning på certifikatsiden. Fødevarestyrelsen attesterer som udgangspunkt ikke for virksomhedsforsegling. Der kan forekomme enkelte undtagelser herfra, forudsat 1) at myndighederne i importlandet accepterer anvendelsen af virksomhedsforsegling og 2) at, virksomheden har en egenkontrolprocedure for virksomhedsforsegling. Såfremt der kan anvendes virksomhedsforsegling, vil dette fremgå af en særskilt vejledning på certifikatsiden. I alle øvrige tilfælde er det Fødevarestyrelsen, der skal foretage forseglingen.
Udfyld​else af certifikatet

Der må ikke fremstå u-udfyldte, skrivbare felter i certifikatet, medmindre det klart fremgår, at det er valgfrit, hvorvidt feltet udfyldes eller ej. Dette vil enten fremgå af selve certifikatet eller af en særskilt vejledning på certifikatsiden. Såfremt et felt ikke udfyldes med tekst, skal det overstreges eller x’es ud, så det ikke er muligt at efterudfylde rubrikken. Når udfyldelse af felter kan være valgfrit, kan det skyldes, at det er irrelevant for det konkrete parti, eller at det ikke er et krav fra importlandet. I enkelte tilfælde, er der, pga. logistiske problemer, indgået aftaler mellem eksportør og Fødevarestyrelsens lokale kontrolenhed om, at fravige kravet for for-udfyldelse af visse rubrikker fx rubrikken til containernummer. Kontakt den lokale kontrolenhed for at høre nærmere.

Til nogle lande, og for visse produkter, kan der være særlige krav til:

• udfyldelse af certifikatet
• samstempling (viftestempling eller lignende)
• særligt nummersystem
• særlig anvendelse af certifikatpapiret (fx til Kina, hvor side 2 ikke må trykkes på bagsiden af vandmærkepapiret og lignende)

Særlige krav vil fremgå af en særskilt vejledning på de enkelte certifikatsider.

Certifikatet udsted​​es af Fødevarestyrelsen
Certifikatet udstedes af myndigheden, dvs. en embedsdyrlæge eller evt. en anden underskriftberettiget medarbejder hos Fødevarestyrelsen (officiel inspektør). Bemærk, at visse certifikater kun kan underskrives af en embedsdyrlæge, dette vil fremgå af certifikatet (jf. Bekendtgørelse om udstedelse af certifikater for levende dyr, fødevarer, foder, animalske biprodukter og heraf afledte produkter, avlsmateriale og fødevarekontaktmaterialer).

Virksomheden skal fremlægge certifikatet til underskrift hos Fødevarestyrelsen før sendingen afsendes. Fødevarestyrelsen kan ikke certificere for sendinger, der ikke længere befinder sig i Danmark.

Der må ikke påføres yderligere information på certifikatet hverken før eller efter Fødevarestyrelsens underskrift, da certifikatet er et myndighedsdokument, fra en myndighed til en anden myndighed. Det er derfor ikke længere muligt at skrive ’break-downs’ (fx produktionsdato og/eller andre referencer) på certifikatet efter Fødevarestyrelsens underskrift, med mindre det fremgår af en særskilt vejledning på certifikatsiden. Hvis myndighederne i importlandet kræver denne information, skal der sendes myndighedsdokumentation herfor til Fødevarestyrelsen, som på baggrund af dette, kan opdatere vejledningen på den enkelte certifikatside.

Vejlednin​​g til udstedelse af erstatningscertifikater
Erstatningscertifikat er et certifikat, der træder i stedet for det oprindelige certifikat, hvis dette er ødelagt, bortkommet eller indeholder åbenlyse fejl, som ikke vedrører selve sendingen. Erstatningscertifikater kan kun udstedes for den oprindelige sending, hvis denne er samlet, og der kan ikke certificeres for attestationer, som ikke er indbefattet i det originale certifikat (jf. bekendtgørelse om udstedelse af certifikater for levende dyr, fødevarer, foder, animalske biprodukter og heraf afledte produkter, avlsmateriale og fødevarekontaktmaterialer).

Erstatningscertifikater kan udstedes når det oprindelige, færdigstemplede certifikat er ude af Fødevarestyrelsens hænder.

For at få udstedt et erstatningscertifikat, skal virksomheden fremsende en skriftlig ansøgning til Fødevarestyrelsen (den lokale kontrolenhed). Herefter foretager Fødevarestyrelsen en konkret vurdering af, om der er mulighed for at udstede et erstatningscertifikat. Ansøgningen skal indeholde alle relevante oplysninger i sagen, herunder kopi af det udstedte certifikat og oplysninger om årsagen til, at der ønskes udstedt et erstatningscertifikat. Ansøgningen skal endvidere være vedlagt nødvendig dokumentation for håndtering og opbevaring af sendingen efter afsendelse fra Danmark.

Øverst på erstatningscertifikatet skal der stå:

The certificate replaces and cancels previous certificate no. (Indsæt oprindeligt certifikatnummer) issued (Indsæt dato for hvornår det oprindelige certifikat er udstedt) and covering the same consignment.

Det må ikke være påført i hånden, og det skal stå med en læselig skriftstørrelse.
På certifikatdatabasen findes en maske med ovenstående tekst, som kan benyttes ved udstedelsen af erstatningscertifikater.
 
Masken kan findes på denne side.

Visse lande (fx Argentina) kræver, at ovennævnte tekst også anføres på importlandets sprog. Dette vil fremgå af certifikatsiden.

Opsplitning af den oprindelige sending, med henblik på udstedelse af et erstatningscertifikat for hvert delparti, kan kun ske hvis virksomheden kan fremlægge dokumentation for:

1.  at det oprindelige parti er i den kompetente myndigheds varetægt, og

2. at importlandets kompetente myndighed har accepteret, at partiet opsplittes og at
    Fødevarestyrelsen udsteder erstatningscertifikater for hvert delparti.

Lovstof og regler

Bekendtgørelse nr. 806 af 22/06/2017 om eksport af fødevarer og fødevarekontakt-materialer

Ændret 11. juli 2018