Har din virksomhed selv importeret eller samhandler varen fra et andet land?:
82. Importør - Du skal starte en tilbagetrækning af et fødevarekontaktmateriale. Varen er ikke nået ud til forbrugerne.

Du skal:

• Blokere og tilbageholde alle fødevarekontaktmaterialer med fejl på lageret, så varerne enten kan returneres til leverandøren eller kan håndteres efter aftale med leverandøren eller Fødevarestyrelsen.

• Tilbageholde alle afgivne ordrer på fødevarekontaktmaterialer med fejl, som endnu ikke er afsendt

• Sørge for, at man ikke længere via virksomhedens system kan bestille de pågældende varer med fejl.

• Være opmærksom på, om du modtager flere fødevarekontaktmaterialer med fejl i de kommende forsendelser. Måske har det ikke været muligt at stoppe alle forsendelser, da tilbagetrækningen blev sat i gang.

• Straks give besked til aftagerne af det tilbagetrukne produkt med e-mail eller fax, så aftagerne får besked hurtigst muligt. Det er også en god idé at ringe til dem for at sikre, at beskeden er nået frem eller evt. bede aftagerne melde tilbage. Se et eksempel på en besked til aftagere af produkter, der trækkes tilbage h​er

• Hvis du vælger at orientere dine aftagere telefonisk, er det vigtigt, at du laver en udførlig liste med oplysninger om, hvornår de enkelte aftagere er blevet orienteret, og hvem du har talt med. Hvis du ikke har fået fat på nogen i virksomheden, skal du skrive ned, hvad du så har gjort for at sikre, at virksomheden bliver orienteret om tilbagetrækningen.

Da det er din virksomhed, som igangsætter tilbagetrækningen, skal du straks give leverandøren besked om tilbagetrækningen.

Send beskeden med e-mail eller fax, så leverandøren får besked hurtigst muligt. Det er også en god ide at ringe til leverandøren for at sikre, at beskeden er nået frem eller evt. bede leverandøren melde tilbage.

Brug evt. skabelonen til brev til leverandører, som kan findes h​er

Du skal hurtigst muligt oplyse Fødevarestyrelsen om tilbagetrækningen.

Fødevarestyrelsen skal have oplysninger om:

• Produktnavn, lot-/batch-nummer, produktionsdato, produktionsvirksomhed, eksportør, EAN-nummer, nettoindhold og evt. foto af varen
• Hvor fødevarekontaktma​terialet er solgt og/eller hvilke virksomheder, du har solgt fødevarekontaktmaterialet til (navn og fuld adresse). Brug gerne skemaet til indberetning af danske modtagere.
• dette skema til indberetning af​ udenlandske modtagere. 
• Kopi af de dokumenter der medfulgte fødevarekontaktmaterialet fra leverandørvirksomheden (fx faktura, certifikat, Bill of Lading, handelsdokument osv.)
• Årsag til tilbagetrækningen
• Risiko ved fødevarekontaktmaterialet
• Navn og adresse på virksomheden, der trækker fødevarekontaktmaterialet tilbage
• Hvad virksomheden har gjort i forbindelse med tilbagetrækningen.
• Kontaktperson med telefonnummer - også uden for kontortid

Hvis fødevarekontaktmaterialet er solgt til andre lande, skal den tilsynsførende altid have en kopi af fakturaerne. Grønland og Færøerne betragtes her som "andre lande". Du må på fakturakopierne gerne overstrege/skjule oplysninger om priser og betalingsbetingelser.

Du kan bruge kontaktformularen på Fødevarestyrelsens hjemmeside www.fvst.dk til at oplyse Fødevarestyrelsen om tilbagetrækningen.
OBS! Kontaktformularerne bliver kun set indenfor Fødevarestyrelsens normale åbningstid.

Uden for Fødevarestyrelsens normale åbningstid kan du kontakte Fødevarevagten

Når du har orienteret Fødevarestyrelsen om tilbagetrækningen, vil du hurtigst muligt blive kontaktet af en tilsynsførende, som vil kontrollere, om du har udført tilbagetrækningen korrekt.

Alle virksomheder, som er involverede i tilbagetrækning af et fødevarekontaktmateriale, skal kunne dokumentere forløbet af tilbagetrækningen, og at tilbagetrækningen er forløbet tilfredsstillende.

Eksempler på dokumentation:

• Kopi af e-mails/fax sendt til aftagere og leverandør
• Kopi af orienteringen til Fødevarestyrelsen og dokumentation for, at den er sendt
• Kopi af evt. pressemeddelelse og dokumentation for, at den er sendt
• Notat om telefonsamtaler – med hvem man har talt, om hvad og hvornår
• Tilbagemeldinger fra handelspartnere om tilbagetrækningen
• E-mails/fax modtaget om tilbagetrækningen
• Registreringer i egenkontrollen om tilbagetrækningen
• Kopi af evt. kreditnota for destruerede eller returnerede fødevarekontaktmaterialer.

Nogle gange vil den tilsynsførende efter en konkret vurdering se kopier af fx fakturaer og lageropgørelser, selvom der ikke er andre modtager-lande end Danmark involveret i tilbagetrækningen.

Hvornår er du færdig

Du er færdig med tilbagetrækningen, når du har været igennem alle punkterne 82.1 – 82.4, som beskrevet ovenfor.

Brug eventuelt tjek-listen

Hvor hurtigt skal jeg reagere - tidsfrist

Tilbagetrækningen skal sættes i gang, så snart du er klar over, at det er nødvendigt at trække fødevarekontaktmaterialer tilbage.

Gode råd om tilbagetrækning

Følg virksomhedens egenkontrolprogram for tilbagetrækning.

Husk, at iværksætte eventuelle korrigerende handlinger ifølge virksomhedens egenkontrolprogram.

Det er en god idé så tidligt som muligt i processen at samle de dokumenter, som Fødevarestyrelsen skal have eller kan efterspørge.

Hvad siger reglerne
Vejledningens afsnit om fødevarekontaktmaterialer

Hvor kan du få hjælp

Fødevarestyrelsen - kontaktformularen
Din konsulent
Brancheorganisation​