Har din virksomhed selv produceret varen?:
68. Producent - Du har modtaget oplysning fra en leverandør eller kunde om, at du har modtaget eller solgt et foder, der skal trækkes tilbage. Varen er ikke nået ud til slutbrugerne.

Du skal:

• Finde ud af, hvad der er skyld i fejlen, og hvornår problemet er opstået. På den måde kan du afgrænse, hvilke lots/batches du skal trække tilbage, og sikre, at fejlen bliver rettet og ikke gentager sig.  Vær opmærksom på, at andet foder produceret på samme produktionslinje kan have samme fejl.

• Finde ud af - hvis det er en råvare med fejl - hvilket foder denne råvare er benyttet i. Vurdere om råvarefejlen vil have betydning for det foder, du har produceret, og i så fald om det betyder, at dette foder også skal trækkes tilbage.

• Sørge for, at alt foder med fejl bliver blokeret og tilbageholdt på lageret, indtil du har aftalt med Fødevarestyrelsen, hvordan varerne eventuelt skal håndteres.

• Tilbageholde alle afgivne ordrer på foder med fejl, som endnu ikke er afsendt.

• Sørge for, at der ikke længere via virksomhedens system kan bestilles nogle af de pågældende foder med fejl.

• Straks give besked til aftagerne af det tilbagetrukne foder med e-mail eller fax, så aftagerne får besked hurtigst muligt. Det er også en god idé at ringe til dem for at sikre, at beskeden er nået frem eller evt. bede aftagerne melde tilbage. Se et eksempel på en besked til aftagere af produkter, der kaldes tilbage her

• Hvis du vælger at orientere dine aftagere telefonisk, er det vigtigt, at du laver en udførlig liste med oplysninger om, hvornår de enkelte aftagere er blevet orienteret, og hvem du har talt med. Hvis du ikke har fået fat på nogen i virksomheden, skal du skrive ned, hvad du så har gjort for at sikre, at virksomheden bliver orienteret om tilbagetrækningen.

Hvis du har modtaget beskeden fra en kunde og tilbagetrækningen af et foder skyldes, at der er brugt en farlig råvare, skal du straks orientere din råvareleverandør om tilbagetrækningen.

Send beskeden med e-mail eller fax, så leverandøren får besked hurtigst muligt. Det er også en god ide at ringe til leverandøren for at sikre, at beskeden er nået frem eller evt. bede leverandøren melde tilbage.

Brug evt. skabelonen til brev til leverandører, som kan findes her

​

Alle virksomheder, som er involverede i tilbagetrækningen af et foder, skal kunne dokumentere forløbet af tilbagetrækningen, og at tilbagetrækningen er forløbet tilfredsstillende.

Eksempler på dokumentation:

• Kopi af e-mails/fax sendt til aftagere og leverandør

• Kopi af orienteringen til Fødevarestyrelsen og dokumentation for, at den er sendt

• Kopi af evt. pressemeddelelse og dokumentation for, at den er sendt

• Notat om telefonsamtaler – med hvem man har talt, om hvad og hvornår

• Tilbagemeldinger fra handelspartnere om tilbagetrækningen

• E-mails/fax modtaget om tilbagetrækningen

• Registreringer i egenkontrollen om tilbagetrækningen

• Kopi af evt. kreditnota for destruerede eller returnerede foder.

Nogle gange vil den tilsynsførende efter en konkret vurdering se kopier af fx fakturaer og lageropgørelser, selvom der ikke er andre modtager-lande end Danmark involveret i tilbagetrækningen.

Hvornår er du færdig
Du er færdig med tilbagetrækningen, når du har været igennem alle punkterne 68.1 – 68.4, som beskrevet ovenfor.

Brug eventuelt tjek-listen

Hvor hurtigt skal jeg reagere - tidsfrist
Tilbagetrækningen skal sættes i gang, så snart du er klar over, at det er nødvendigt at trække foder tilbage.

Gode råd om tilbagetrækning
Følg virksomhedens egenkontrolprogram for tilbagetrækning.
Husk, at iværksætte eventuelle korrigerende handlinger ifølge virksomhedens egenkontrolprogram.
Det er en god idé så tidligt som muligt i processen at samle de dokumenter, som Fødevarestyrelsen skal have eller kan efterspørge.

Hvad siger reglerne
Vejledningens afsnit om foder

Hvor kan du få hjælp
Fødevarestyrelsen - kontaktformularen
Din konsulent
Brancheorganisation