1

Formål

Indkøbspolitikken (2024-2027) sætter retningen og rammerne for alle indkøbsaktiviteter i ministeriet, herunder departementet, Fødevarestyrelsen, Landbrugsstyrelsen og Fiskeristyrelsen.

I juli 2023 blev ”Cirkulære om indkøb i staten” revideret. Heraf fremgår det, at

”Ministerierne skal medvirke til at effektivisere og bidrage til den grønne omstilling af statens indkøb blandt andet gennem samarbejde med Økonomistyrelsen”.

Ligeledes fremgår, at ministerierne skal arbejde med standarderne i "Charter for godt og grønt indkøb", der trådte i kraft april 2023. Koncernindkøbsfunktionen, der er placeret i Fødevarestyrelsen, har – i tæt samarbejde med departementet og styrelserne – ansvaret for implementering af charter for godt og grønt indkøb. Denne indkøbspolitik skal sikre implementeringen af cirkulæret og dermed understøtte, at ministeriets indkøbsvolumen anvendes så effektivt som muligt og bidrager til den grønne omstilling.

En forudsætning for at anvende indkøbsvolumen så effektivt som muligt er, at der i videst muligt omfang indkøbes ud fra parametrene: Bedst, billigst og mest grønt og bæredygtige indkøb. Grønne og bæredygtige indkøb skal være medvirkende til at reducere ministeriets klimaaftryk. På den måde sikres det, at ministeriet bidrager til regeringens ambition om at nedbringe klimaaftrykket for offentlige indkøb.

Denne indkøbspolitik er opdelt i to temaer, der fungerer som pejlemærker til at nå en mere professionel og bæredygtig tilgang til indkøb og understøtte kerneopgaver i ministeriet:

  1. Grønne og bæredygtige indkøb, etik og samfundsansvar
  2. Professionel indkøbsorganisering

Første tema klargør, hvorfor indkøb i staten er af væsentlig betydning i relation til den grønne omstilling samt, hvordan behov, adfærd og indkøbsvaner kan bidrage positivt til dette.
Det andet tema indrammer reglerne og retningslinjerne for indkøb i ministeriet og beskriver de vigtigste strategiske indsatsområder og handleplan frem mod 2025.

2

Grønne og bæredygtige indkøb, etik og samfundsansvar

I Danmark blev der i 2021 købt ind for over 400 mia. kr. i den offentlige sektor. Med denne indkøbsvolumen er der mulighed for at påvirke både virksomheder og samfund i en grønnere retning.

Det samlede klimaaftryk for offentlige indkøb var i 2021 beregnet til 16 mio. ton CO2-ækvivalenter. Heraf udgør indkøbene i staten omkring 30 procent, hvoraf resten er fordelt mellem kommuner og regioner.

Når der i ministeriet skal købes ind, sker det som udgangspunkt på baggrund af en medarbejdergruppe, der har behov for et produkt eller en ydelse i arbejdet med at løse organisationens kerneopgaver – hvilket spænder vidt og bredt og involverer indkøb i alle størrelser. Hvad end der lægges arbejdsbeklædning, tjenestebiler, eller IT-systemer i den statslige indkøbskurv, ligger der et potentiale i, at der tænkes udover indkøbsprisen og også medtænkes omkostninger i forbindelse med produktion, drift, vedligeholdelse og efterliv – altså hele varens livscyklus. Hvor store miljømæssige omkostninger er der forbundet med produktionen af netop denne vare? Og hvilke muligheder er der for genanvendelse af produktets materialer? Det er bl.a. denne slags overvejelser, der med denne indkøbspolitik ønskes øget og tilvejebragt.

Ministeriet er forpligtet til at anvende statslige indkøbsaftaler og SKI-aftaler, jf. cirkulære om indkøb i Staten. Inden for rammerne af disse kan det undersøges, om der kan købes mest muligt bæredygtigt. Ministeriet vil herudover i det forberedende arbejde til kommende fællesstatslige aftaler søge at påvirke disse til en vægtning af bæredygtige elementer. Uden for de nævnte forpligtende statslige indkøbsaftaler vil der blive set på, hvor det er muligt at tænke livstidscyklus ind i indkøbet. Ved egne udbud vil Ministeriet for Fødevarer, Landbrug og Fiskeri, i det omfang det er lovbestemt eller hensigtsmæssigt, indføje arbejdsklausuler og sociale klausuler i udbudsmaterialet og i det tilhørende aftalegrundlag.

 

 

3

Professionel indkøbsorganisering, roller og ansvar

Implementeringen af indkøbspolitikken kræver udvikling af medarbejdere og nye kompetencer. Charteret repræsenterer dels øgede krav til grønne indkøb, men ikke mindst krav om, hvordan indkøbsområdet fremover skal professionaliseres og organiseres i ministerierne.

Alle indkøb sker som udgangspunkt på foranledning af forretningen/enhederne. Enhederne er som udgangspunkt dem, der har budgettet og/eller behovet. Derfor er forretningsejeren ansvarlig for at definere det faglige behov og levere indsigt i det produkt eller den ydelse, der skal dække behovet, herunder at inddrage relevante faglige interessenter i processen.

Koncernindkøb i Fødevarestyrelsen og de lokale indkøbsafdelinger i de øvrige styrelser og departementet er ansvarlige for at levere indkøbsfaglig rådgivning, herunder kompetencer til at understøtte indkøbsprocessen i hele kæden fra visitering af forretningens behov til brug og styring af en indgået kontrakt. Hver institution har en grøn rådgiver, som kan rådgive i forhold til grønne indkøb – f.eks. i relation til hvilke værktøjer og grønne krav, der kan stilles, når der købes ind. I hver styrelse er der mindst en indkøbsansvarlig, som er Koncernindkøbs kontaktperson. Den indkøbsansvarlige skal have en basisviden om indkøb i staten og være bindeled mellem Koncernindkøb og de lokale fagkontorer. 

Koncernindkøb varetager koordinering af ministeriets udbud, indkøb samt kontraktstyring. Koncernindkøb rådgiver hele ministeriet i indkøbsspørgsmål, herunder også spørgsmål om grønne indkøb på tværs af ministeriet. Dog har hver enkelt institution lokalt tilpassede retningslinjer, der altid skal iagttages før indkøbsaktiviteter påbegyndes i den pågældende institution. For at sikre en kobling mellem regler og lovgivning for offentlige indkøb og institutionens behov er der udarbejdet retningslinjer for indkøb, når der eksisterer en aftale på indkøbsområdet – f.eks. en SKI-aftale –, og når der ikke eksisterer en aftale. Disse uddybes i efterfølgende afsnit. Det er indkøberen, altså den person, der bestiller en vare eller ydelse hos en leverandør, der er ansvarlig for at sikre, at indkøbet foretages efter gældende regler på området. Kontakt gerne Koncernindkøb eller den enkelte styrelsens indkøbsafdeling for hjælp hertil.

Se i øvrigt bilag 1 for en beskrivelse af roller og ansvar for indkøb i ministeriet.

 

3.1

Strategiske indsatsområder

Ministeriet har frem mod 2025 valgt at fokusere på fire indsatsområder, som har strategisk betydning.

Kompetencekortlægning og medarbejderudvikling

Kortlægning af kompetencer hos medarbejdere, der arbejder med indkøb, udbud, grønne krav og kontraktstyring samt sikring af kompetenceudvikling for relevante medarbejdere på området. Målsætningen er, at relevante medarbejdere har udviklet deres indkøbskompetencer.

E-handel

E-handel er obligatorisk for en række indkøbskategorier, herunder bl.a. it-udstyr. Målsætningen er, at udrulningen af e-handel i alle institutioner vil bestå af to led:

For det første, at ministeriet lever op til Økonomistyrelsens krav om e-handel inden for en række indkøbskategorier, herunder særligt it.

For det andet at give nemmere adgang til, at ministeriet handler på relevante SKI-aftaler.

Datadrevet indkøb

Dataprojekt med Koncernindkøb som tovholder med henblik på kategorisering af indkøb og kortlægning af indkøbskategorier på tværs af ministeriet. Målsætningen er at blive klogere på, hvad ministeriet køber ind, og derigennem identificere indkøbsområder med særligt grønt potentiale samt indkøbsområder, hvor der med fordel kan laves fælles aftaler. 

Grønne og bæredygtige indkøb

Der arbejdes på, at implementere et princip om grønne krav i alle EU-udbud efter et ”køb grønt eller forklar princip”. Målsætningen er, at der ved disse indkøb i videst muligt omfang overvejes, hvordan der kan stilles grønne og bæredygtige krav til indkøbet af varer og ydelser.

3.2

Indkøbsproces

Ministeriet er som offentlig myndighed underlagt udbudsreglerne og de forvaltningsretlige principper om bl.a. saglighed, økonomisk forsvarlig forvaltning, ligebehandling og proportionalitet. Indkøb foretaget gennem ministeriet skal derfor altid følge gældende love og regler for offentlige indkøb, herunder særligt udbudsloven, tilbudsloven, cirkulære om indkøb i staten, forvaltningsloven, mv.

Som tidligere beskrevet kan hver enkel institution have lokalt tilpassede retningslinjer, der altid skal iagttages før indkøbet igangsættes. I de efterfølgende afsnit fremgår de overordnede principper for indkøb, som er gældende for alle institutioner.

Cirkulære om indkøb i staten

I cirkulæret om indkøb i staten fremgår, at ministeriet er forpligtet til at medvirke til at effektivisere og bidrage til den grønne omstilling. Det fremgår også af cirkulæret, at ministeriet er underlagt den statslige indkøbskaskade og dermed har pligt til at anvende statens indkøbsaftaler, SKI-aftaler, tværministerielle aftaler og endeligt egne aftaler i den enkelte institution i den nævnte rækkefølge.  Det betyder også, at der ved alle indkøb skal foretages en vurdering af, om indkøbet kan foretages på en allerede eksisterende aftale. Indkøb, der ikke kan foretages på allerede eksisterende aftale igangsætter et udbud, tilbudsindhentning eller markedsafdækning afhængigt af værdien af indkøbet.

Ved alle indkøb skal der foreligge relevant dokumentation for de vurderinger og beslutninger, som har ligget til grund for indkøbet. Der kan fastlægges nærmere retningslinjer i relation til den praktiske håndtering heraf.

Indkøb over tærskelværdi

Indkøb af varer og tjenesteydelser, der ikke kan foretages på allerede eksisterende aftale, og hvor den samlede anskaffelsessum overstiger tærskelværdien (ca. 1. mio. kr. i 2023) skal som udgangspunkt sendes i EU-udbud. Hvilket betyder, at indkøbet skal gennemføres efter procedurerne i udbudsloven, som har ophæng i EU´s udbudsdirektiv.

Det er en proces, som Koncernindkøb eller den lokale indkøbsfunktion i styrelserne eller departementet oftest er tovholder for.

Indkøb under tærskelværdi

I forhold til indkøb af varer og tjenesteydelser, der ikke kan foretages på allerede eksisterende aftale, og hvor den samlede anskaffelsessum er under tærskelværdien, skal der foretages en konkret vurdering af, hvorvidt indkøbet har klar grænseoverskridende karakter, hermed om leverandører i andre EU-medlemslande kan have interesse i at byde på anskaffelsen. Denne vurdering danner grundlag for, hvilke regler der finder anvendelse og er ligeledes afgørende for graden af fleksibilitet ved tilrettelæggelsen af proceduren for anskaffelsen.

Indkøb med klar grænseoverskridende interesse er underlagt EU-retlige principper om ligebehandling, gennemsigtighed og proportionalitet - og indkøbet skal annonceres på udbud.dk. Annonceringen gennemføres som en forsimplet udbudsproces i samarbejde med Koncernindkøb eller den lokale indkøbsafdeling i den respektive institution, hvor indkøbet finder sted. Annonceringer under 100.000 kr. kan dog offentliggøres på ministeriets egen hjemmeside.

Indkøb som ikke har en klar grænseoverskridende interesse er uagtet anskaffelsens værdi underlagt de forvaltningsretlige principper, cirkulære om indkøb i staten samt retningslinjer for indkøb, som findes på Intra i den enkelte styrelse. I praksis betyder det, at der skal indkøbes på markedsmæssige vilkår, hvilket f.eks. kan ske gennem indhentelse af to eller flere tilbud.

4

Rollefordeling og ansvar i Ministeriet for Fødevarer, Landbrug og Fiskeri på indkøbsområdet

Organiseringen af indkøbsområdet i Fødevareministeriet indebærer en fordeling af opgaver, roller og ansvar mellem institutionerne.

Departementet

 Interne opgaver

  • Ansvarlig for overholdelse af gældende regler for indkøb og udbud samt sikring af overholdelse af gældende indkøbspolitiker og principper
  • Operationel varetagelse af egne indkøb og udbud
  • Ansvarlig for implementeringen af charter for godt og grønt indkøb på institutionsniveau
  • Bidrage med faglig viden og input til Fødevarestyrelsen, der understøtter implementeringen af charter for godt og grønt indkøb 
  • Ansvarlig for udpegning af én indkøbsansvarlig, der skal være Fødevarestyrelsens primære kontaktperson
  • Ansvarlig for udpegning af én rådgiver for grønne indkøb, der kan yde intern vejledning i institutionen

Tilsynsopgaver

  • Tilsyn på fremdrift i implementering af grønt charter
  • Tilsyn på indkøbscompliance. Departementet er ansvarlig for at sikre mindst én årlig ledelsesrapportering på området. Der skal tages stilling til den nærmere fastsættelse af relevante KPI. 
  • Deltagelse ved tværministerielt indkøbsforum (KIS-forum)

Fødevarestyrelsen

Interne opgaver

  • Ansvarlig for overholdelse af gældende regler for indkøb og udbud samt sikring af overholdelse af gældende indkøbspolitiker og principper
  • Operationel varetagelse af egne indkøb og udbud
  • Ansvarlig for implementeringen af charter for godt og grønt indkøb på institutionsniveau

Koncernopgaver

Tovholder og faglig ansvarlig for koncernens implementering af charter for godt og grønt indkøb på tværs af ministeriet herunder:         

  • Udarbejdelse af plan for implementeringen af charteret samt efterlevelse af ”Grønne indkøb for en grøn fremtid” jf. bilag x.
  • Udarbejdelse af strategiske planer, som fastsætter overordnede pejlemærker og retningslinjer for indkøb samt specifikke indkøbsmål
  • Etablering af processer og retningslinjer, der sikrer efterlevelse af cirkulære om indkøb i staten.
  • Ansvar for tværgående indkøbsplanlægning, processer og retningslinjer for godt og grønt indkøb, kontrakt- og kategoristyring mv.
  • Bidrage til gennemførelse og formidling af information om Statens Indkøbsprogram
  • Sikre udvikling og formidling af ministerområdets strategiske planer, indkøbsmål og udvikling af ledelsesinformation, herunder en proces for årlig ledelsesrapportering for indkøbsområdet.
  • Ansvarlig for årlig afrapportering til Økonomistyrelsen om fremdrift på implementeringen
  • Ansvarlig for kortlægning af ministeriets udbuds- og indkøbsfaglige kompetencer, ajourføring mv.
  • Intern vejleder for ministerområdets indkøbsansvarlige
  • Udvikle en plan for, hvordan ministeriet holder sig opdateret iht. ny lovgivning, udvikling i praksis og udvikling i grønne redskaber.
  • Ansvarlig for at yde intern vejledning på tværs af ministeriet vedr. grønne indkøb
  • Tværgående koordinering af større indkøb på ministerområdet samt koordinering på tværs af ministerområder
  • Deltagelse ved tværministerielt indkøbsforum (KIS-forum)

Fiskeristyrelsen

Interne opgaver

  • Ansvarlig for overholdelse af gældende regler for indkøb og udbud samt sikring af overholdelse af gældende indkøbspolitiker og principper
  • Operationel varetagelse af egne indkøb og udbud
  • Ansvarlig for udpegning af én indkøbsansvarlig, der skal være Fødevarestyrelsens primære kontaktperson
  • Ansvarlig for udpegning af én rådgiver for grønne indkøb, der kan yde intern vejledning i institutionen
  • Bidrage med faglig viden og inputs til Fødevarestyrelsen, der understøtter implementeringen af charter for godt og grønt indkøb 
  • Ansvarlig for implementering af charter for godt og grønt indkøb på institutionsniveau

Landbrugsstyrelsen

Interne opgaver

  • Ansvarlig for overholdelse af gældende regler for indkøb og udbud samt sikring af overholdelse af gældende indkøbspolitiker og principper
  • Operationel varetagelse af egne indkøb og udbud
  • Bidrage med faglig viden og inputs til Fødevarestyrelsen, der understøtter implementeringen af charter for godt og grønt indkøb 
  • Ansvarlig for udpegning af én indkøbsansvarlig, der skal være Fødevarestyrelsens primære kontaktperson
  • Ansvarlig for udpegning af én rådgiver for grønne indkøb, der kan yde intern vejledning i institutionen
  • Ansvarlig for implementering af charter for godt og grønt indkøb på institutionsniveau