Dokumentation

Dokumentation for tilbagetrækning af fødevarer
Det er vigtigt at have så god dokumentation for en tilbagetrækning som muligt.

Dels er der sikkerhed for, at tilbagetrækningen er forløbet planmæssigt.

Dels skal der til enhver tid kunne redegøres for, hvordan forløbet har været, f.eks. overfor fødevareregionen.

Det er den enkelte virksomhed, der selv sætter rammerne for sit dokumentationsbehov, og her på siden er forslag og ideer til en sådan dokumentation.

Virksomhedens ansvar
Virksomheden skal kunne dokumentere, at den har overholdt kravet om tilbagetrækning, men det er den enkelte virksomhed, der selv sætter rammerne for sit dokumentationsbehov.

Her på siden er forslag og ideer til sådan dokumentation. De nævnte eksempler vil normalt være tilstrækkelig dokumentation, men det er virksomhedens ansvar, at dokumentationen i alle tilfælde er tilstrækkelig.

Gem al korrespondance
Gem al den korrespondance, der har været i forbindelse med den aktuelle tilbagetrækning. Det kan være tilbagetrækningsmeddelelser, underretning af fødevareregionen, tilbagemeldinger fra kunder om at de har fjernet produkterne o.l. Få så meget materiale som muligt skriftligt, fx som mail eller fax.

Eksempler på dokumentation:

• Kopi af e-mails sendt til leverandører og aftagere
• Kopi af telefaxer og kvitteringer for afsendelse af telefaxer til leverandører og aftagere
• Kopi af underretningen af fødevareregionen
• Notat om foretagne telefonsamtaler – med hvem har man snakket om hvad og hvornår
• Tilbagemeldinger fra samhandelspartnere om tilbagetrækningen
• Presseomtale
  Som dokumentation kan man gemme den skriftlige besked (evt. udskrift af e-mail), man har modtaget om tilbagetrækning for at vise at man har modtaget beskeden  (og fjernet varerne).
• Man kan gemme kopi af den blanket, man sender retur til leverandør for at få udgiften godtgjort.
• Man kan notere i sin egenkontrol, at man har fjernet det pågældende produkt, eller at man ikke har modtaget og solgt dette.
• Er man producent eller importør, er det  en god ide at bede om skriftlige tilbagemeldinger fra sine aftagere  om at tilbagetrækningen er foretaget, og eventuelt om der er solgt varer, der ikke kan tilbagekaldes, fordi de er brugt e.l.